プロジェクトに関わっていると、「この資料を先に用意しておいた方がよさそう」「次の会議までに確認しておかないと、話が進まないかもしれない」と気づくことがあります。そんなとき、少し先回りして準備するものも事務局の大切な仕事です。一方で、気づいたことをすべて自分で引き受けていると、いつの間にか仕事が集まってしまうことがあります。どこまで先回りすればよいのか迷う場面もあるのではないでしょうか。今回は、独りよがりにならずチームワークに活かせるような、先回りの加減について考えてみたいと思います。
①相手が動きやすくなる準備をする
例えば、資料の確認をお願いするとき、資料だけを送るよりも確認してほしい箇所や期限、何を判断してほしいのかを添えると、相手が取りかかりやすくなります。次の会議で検討するために、必要な情報をそろえておくことも同じです。先回りするときは、「相手が次の行動を取りやすくなるか」を意識できるとよいでしょう。何でも代わりに行うより、相手が動けるように準備を整えることが役立つ場面もあります。
②判断が必要なことは、相談して進める
準備を進めるうちに、自分だけでは決められないことも出できます。例えば、作業の優先順位を変えたり、担当者や期限を変更したりすることは、ほかのメンバーにも影響します。「こちらの方がよさそう」と思っても、まずはプロジェクトマネージャーや担当者に相談することが大切です。その際、気になっている点や選択肢を整理して伝えられると判断してもらいやすくなります。相談のための準備も事務局ができる先回りの一つです。
事務局として気づけることが増えるのは、経験を重ねてきたからこそだと思います。その気づきを、どのようにチームに活かすかを見極めていけるのが次の成長へのステップとなるのではないでしょうか。プロジェクトマネージャーや参加しているメンバーのタイプなどによっても変わってくると思います。自分で対応する、準備して依頼する、相談するなど、状況に合わせて関わり方を選べるとよいですね。プロジェクト全体が動きやすくなる先回りを、日々考えていきたいです。
2026年10月