当社では調達のプロジェクトをご支援させていただく際、プロジェクトマネージャーとともに事務局のコンサルタントをアサインすることがあります。そして、ご依頼いただくユーザー企業でもプロジェクトマネージャーやメンバーなど体制を決めてもらい、協力しながらプロジェクトを進めていくことになります。ユーザー企業側の支援ではありますが、ユーザー企業とベンダーとの間の中立的な立場でもあるので、当社がプロジェクト事務局になり、それがうまく機能するとプロジェクトを円滑に進めることができるのです。
▼ユーザー企業とベンダー間で直接言いづらいことも言いやすくなる
RFP説明会やプレゼンの日程調整や事務連絡、何か相談があった時などにユーザー企業やベンダーの状況を確認し、連絡窓口となります。先にも述べた通り中立的な立場でもあるので、双方とコミュケーションを取りやすいこともあり、直接言いづらいことも当社を通じて伝えることができ、潤滑油のような役割を果たします。
▼ユーザー企業はRFP作成など時間をかけるべきところにリソースを割くことができる
調達フェーズで特にRFP作成はユーザー企業側の協力が不可欠ですが、日程調整などの事務連絡は外部の人間が行っても問題ないタスクです。こまめなメールのやり取りが必要になるので意外と時間を取られることもあり、定常業務の妨げになる恐れもあります。そのようなタスクを外部の事務局が担当することで、ユーザー企業のメンバーの限られた時間をRFP作成に使うことができます。
大きく見ると、それぞれの立場の人が与えられた役割を全うできるように配慮したり、その環境を整えたりしていくことが事務局の役割だと感じます。そう考えると細々とした仕事を行っているように見えて、全体を俯瞰するような視点も必要になります。ここに縁の下の力持ちと言われる所以があるのでしょう。
2025年12月