今回のテーマは「見積の比較」についてです。RFPをベンダー各社に渡して提案を依頼すると提案書と見積書が返ってきます。提案内容だけでなく、見積書についても確認が必要になるので、事務局としてはどんなことに気を付けて確認を行えばよいのかを見ていきましょう。
確認①：見積項目を比較・確認する
RFPで依頼しているスコープで見積が提出されているかを確認します。また、開発費であれば、要件定義、基本設計等のようにフェーズごとに比較表を作り、抜けている見積はないかを確認していきます。またオプション提案のような項目は分けて比較表に記載しておくよよいでしょう。
確認②：不明点をベンダーに聞く
確認①で不足している項目や気になることを洗い出し、ベンダーに質問します。RFPではまだ詳細な要件として伝えていないため、ベンダー側もバッファーをのせて見積る場合があります。違和感のある数字は見過ごさずに、見積の背景を聞いてみたり、打合せを設けてこちらの意図を伝えたうえで、再度検討していただくことも必要です。
最後に
もちろん見積が高い安いだけで判断するわけではないですが、できるだけ契約前にベンダーとの認識のギャップを埋めるために確認する大切なひとつの要素になります。そのために、まずは確認①で見積の全体像と詳細を把握し、確認②で不明点を明らかにすることで、より見積の精度をあげていきましょう。
また、副次的な効果として、ベンダーに確認するプロセスを通して円滑なコミュニケーションが取れるか、納得感のある受け答えがあるかなど、今後のプロジェクトを一緒に進めていくパートナーとして信頼できるか判断する材料にもなります。単純作業と思われる見積比較ですが、より良いベンダー選定やその先のシステム導入の成功に繋がる大切な作業なのです。
2026年3月