プロジェクトの始まりにはキックオフを行いますが、これにも事務局の関与が不可欠です。しっかりと準備をすることで成否が分かれるといっても過言ではありません。今回はキックオフ当日までに準備することを中心に見ていきます。
①アジェンダを決める
当日の進行を考え、アジェンダを決定します。キックオフではプロジェクト概要の説明や関係者の紹介などを行います。アジェンダの各所で説明を担当する人には事前にお願いをしておくなどの準備も必要になります。
②参加者決定と日程調整
キックオフにはプロジェクトオーナー、マネージャー、リーダー、メンバーなどプロジェクトに関わるほぼ全員が参加することが多いため、プロジェクトが決まったら日程調整も早めに行いましょう。また、リアルかオンラインか開催形式についてもあらかじめ決めておきます。オンラインなら参加可能な可能な場合もあるので開催形式は柔軟に対応する方が可能な日程が増えて調整しやすいことがあります。
③資料を作成する
プロジェクト契約書など、プロジェクトの概要をまとめておきます。プロジェクトの目的や目標とするところ、スケジュール、体制などを記載します。例えば目的はプロジェクトを進めていく中で判断するときや迷いそうなときに立ち返る先として重要になります。スケジュールは全体が見渡せるマスタースケジュールとタスクに落とし込んだデイリーのスケジュールを作成しておき、キックオフ後すぐにタスクに取り組めるようにしておきます。体制図では、プロジェクトマネージャーや連絡窓口となるメンバーなど誰がどの役割でアサインされているのかを確認します。
さらにプロジェクト遂行に関わる環境整備として、ファイル共有やコミュニケーションツール（Chatwork、Teamsなど）を決めておくことも大切です。事前に相談するかキックオフの場で決められるとよいでしょう。
キックオフ当日は準備したものを確認するくらいの位置づけで、実は大切なのは準備です。プロジェクトの立ち上げ、キックオフをスムーズに進めるために事務局として準備を怠らず裏からしっかりと支えていきましょう。
2025年1月