突然ですが、皆さまはヒアリングを行ったことはありますか？
調達においてはRFPを書き始める前に、現行システムやその周りの業務などについてヒアリングを行い、要件を整理していきます。ヒアリングは準備が成功のカギを握っているといっても過言ではありせん。今回はそのポイントについて考えていきたいと思います。
①計画
まずは聞かなければならないことを荒い出し、いくつかのテーマに分け、誰に聞くか、ヒアリングを何回実施するか決めていきます。1回あたり60分など所要時間も想定します。
（例）
テーマ：現行システムについて
誰に聞くか：情報システム部門の方
②スケジュール調整
ヒアリングされる側、行う側、双方の参加者を確定してスケジュールを調整します。プロジェクト全体のスケジュールを確認し、大まかにヒアリング期間を定め、その中で調整するとよいでしょう。
③準備
スケジュールを調整しつつ並行して準備を行います。アジェンダや質問事項、準備していただきたい資料などをあらかじめヒアリング対象者にお伝えしておくと、当日スムーズに進めることができます。また、ヒアリングを行う側はメンバーの役割（メインスピーカーや議事録を取る人など）も明確にしておきます。
④実施後の振り返り
ヒアリングを行ってみると、「別のテーマについて」や「この人にも聞いてみた方がよい」など追加していく場合があります。プロジェクト全体のスケジュールを無視してやみくもに増やし過ぎるのはよくないですが、今後そのプロジェクトに必要な情報であると判断した場合は追加でヒアリングをした方がよいでしょう。
今回は実施を除き、事務局の方が関わることが多いであろう準備に軸をおいて振り返りました。意外と実施前にはいろいろと考えておく必要があることに気づきます。もし、ヒアリングを行う機会があれば、今回のポイントに気を付けながら進めてみてください。
2024年10月