事務局の仕事のひとつにプロジェクトの進捗管理があります。タスクを洗い出しすけジュールを作成しますが、作成して終わりではなく、それが滞りなく進むように目を配ることが大切です。そこで必要なのが「リマインド」です。
①不定期な打合せ予定があるとき
セミナーやイベントを予約すると、前日に場所や時間について確認メールが届くことがあります。このように前日に確認のコミュニケーションをとる場合があります。特に定例開催ではなく不定期にヒアリング等の打合せが入るときは、リマインドをしておくとよいでしょう。日時や場所、アジェンダや事前資料等、必要に応じて連絡内容は決めておきます。お互いの確認や認識違いがあった時の修正ができるので、打合せ当日もスムーズに進行することができます。また、オンライン打合せの場合はZoomやTeams等のツールを使うか、URLは誰が発行するかも事前に決めて発行し、連絡しておくことが必要です。
②依頼している資料等の提出物があるとき
まず前提として、事前に提出期限を決めておくことが必要です。期日までに提出してもらえばよいですが、忙しそうな方であれば提出日前にリマインド連絡をしておくとよいかもしれません。また、アンケート等多くの人に提出していただく場合は、回答状況も見ながら適宜リマインドを行い、期限までの回答を促します。
リマインドを行うには事務局ご自身がスケジュールを把握しておかなければなりません。打合せ予定や提出物の締め切り等を忘れないようにこまめにグループウェアのスケジュールに登録しておくことが必要です。また、忘れそうな予定はGoogleカレンダーのタスクに登録して通知されるようにする等、ツールもうまく活用して工夫できるとよいです。
もしかしたらリマインドは催促するようで苦手という方もいるかもしれませんが、一緒に仕事をしていくうえでの大切な確認のコミュニケーションと捉えてみるのはいかがでしょうか。認識違いがあるまま当日を迎えてしまうと、その打合せ自体が無駄になってしまう恐れがあります。提出物が遅れることでその後のタスクの進行が更に遅れてしまうこともあります。適切なタイミングで確認する「リマインド」は、プロジェクトというチームでの仕事を進めるうえで大切な役割であるといえるでしょう。
2025年3月