陳腐化した文書管理システムの再構築を検討している。
適切な投資を行いたいと考えており、RFPを作成して複数ベンダーから提案をもらい、客観的に選定をしたい。

とA社より依頼がありました。

ヒアリング

まずは現状でどこまでお客様の方で検討が進んでいるか、ヒアリングを実施しました。
企画書を作成してそれなりにまとめられていましたが、以下の課題が見られました。

• なぜ今、再構築をしなければならないのか、という目的の説明が弱く、説得力がなかった。
• 業務要求の洗い出しが行われていたが、項目がランダムでかつ説明レベルもバラバラで整理度合いが低かった。
• 運用イメージがほとんど検討されていなかった。

ブレーンストーミング

そこでまず最初に「皆さんにとっては要件洗い出しの繰り返しになるかもしれませんが、もう一度原点に戻って、現状のシステムは何が問題なのか、新システムに何を期待したいのか、考えてみましょう」と、ブレーンストーミングを実施しました。
ここで大事なのは、

「こんなの当たり前だから出さなくてもよいな」
「こんなこと言うとバカだと思われそうだからやめておこう」

といった速慮、購躇をしないようにナビゲートすることです。なんでもよいからどんどん思いついたことを出してもらう。それを漏れなく重なりなく、レベル感をそろえて整理することもイントリーグの腕の見せ所です。

意見交換

ある程度業務要求が整理され、システムのイメージが見えてくると、お客様の参画意識が高まり、積極的にアイディアや意見交換を交わすようになります。
この状態になればRFP作成は必ず成功します。
この状態を作り出すことこそ、イントリーグの仕事で最も重要なことであると考えています。

RFP 作成

文化の手順や表の書き方、提案作成要綱に必要な内容の提示などはイントリーグがノウハウを提供しますので、少ない手間でRFPを作り上げることが可能となります。

提案依頼

A社では完成したRFPを4社のベンダーに渡して、提案を求めました。
各社の提案書はそれぞれ数十ページとボリュームが多く、一見どれも良く書けているように見えます。

提案書評価・ベンダー選定

どのように提案書を評価するのか？
A社の内町は状の。つなものでした。

• 1人の担当者ではなく、複数の立場の異なる社員が評価したい。
• 公平性・客観性・透明性のある評価を行いたい。
• 評価結果をわかりやすく、役員会で報告したい。

このA社の方針に対して、イントリーグは過去のベンダー選定コンサルティングから得たノウハウを集めた提案書評価方式を提供しました。
提案書評価方式の提供とは以下の3つを指します。

• 評価項目、優先順位による項目毎の加重、評価基準などを適切に定め、
• 評価を採点・記入するための書式を用意し、評価者が迷いなく評価できる仕組みを作り、
• かつそれらの作業を短い時間で適切に実施できるようマネージメントする

このイントリーグが提供する評価方式を採用することでA社のベンダー選定はスムーズに運び、役員会でも「わかりやすい選定理由であった」とのお言葉をいただきました。

また、往々にしてベンダー選定で手間取り、予想外に時間を食って開発プロジェクトのキックオフが遅れてしまうことも少なくないのですが、このA社のケースではベンダー選定のスケジュールが予定通り行われ、余裕をもってプロジェクトのキックオフを迎えることができたこともA社から好評を得ました。