日々プロジェクトに関わっていると、決めることの連続だと感じます。システム開発の細かい仕様だけでなく、システムを導入するにあたって社内で整備しなければならない規約の検討など多岐にわたります。でも、“決める”その瞬間よりも、“決められる状態を作る”ことが実は大切で、そこに意外と労力がかかります。その「場づくり」を支えるのは、まさに事務局の出番だと私は考えます。

会議で突然良い意思決定が生まれることは少なく、その前に下準備が必要です。まずは情報を整理や調査、それをまとめた資料の準備が挙げられます。必要に応じて、関係者に確認を取ることが必要になるかもしれません。下準備をするにも、様々な想像力を働かせて行うことが大切です。

調達フェーズでは、私たちのような外部会社が参加している場合は、そのコンサルタントと一緒に進めていくことになります。例えば、導入するシステムを検討する際は、まず製品調査を行い、特徴などをまとめてリストを作成し、会議の場でそれを元にシステムの方向性の検討や、より深く調査するためにコンタクトを取るベンダーを決めるなど、次のアクションを決めていきます。

別の例で、RFPの要求事項を決めていく際には、コンサルタントだけでなくユーザー側にも事前作業をお願いする部分もあり、どのように行うと確認しやすいかなど作業の段取りを考えてユーザー側にお伝えすることも必要になります。

会議の場で、決められない、認識がそろわないといった小さな停滞が積み重なることで、プロジェクトの遅延に繋がってしまいます。そうならないためにも、事務局としては単なる進捗管理だけでなく、意思決定のための「場づくり」にも気を配りたいです。その視点を持つことで、プロジェクトマネージャーの方も心強いのではないでしょうか。

実はプロジェクトを推進しているのは事務局というくらい、自信を持って日々行動していきたいです。

2026年5月