システム導入のプロジェクトでは、既存システムで使っている帳票や、Excelなどで作成している資料を次期システムでも帳票として作成することがあります。一方で、次期システムの機能で代替できるため、これまで使っていた帳票を廃止することもあります。
今回は、次期システムを導入する際の帳票作成について、私が大切だと感じているポイントを三つ紹介します。
① 既存の帳票が本当に必要なのかを改めて考える
「今のシステムにあるから、次のシステムにも必要」と考えてしまいがちですが、長く使われているシステムでは、当初と現在で業務や運用が変わっていることもあります。実際に使われているのか、利用頻度はどれくらいなのか、次期システムの画面やデータ出力機能で代替できないか、次期システムでデータを管理して帳票として出力するのかを考える良い機会だと思います。
② ユーザーと完成イメージを共有する
新しく帳票を作る場合は、項目やレイアウトを配置したモックアップを用意し、実際に利用するユーザーに確認してもらうことをおすすめします。特に複数ページにわたる帳票では、ヘッダーやフッター、改ページ、明細の表示方法なども事前に確認しておくと、完成後の「思っていたものと違う」を減らすことができます。
③ 細かな部分にも気を配る
項目や文字の位置、線の引き方、余白など、少しのずれでも帳票全体を見ると意外に気になるものです。正しい情報が出力されることはもちろんですが、利用する人が「見やすい」「分かりやすい」と感じることも大切です。
次期システムの導入は、これまでの帳票をそのまま作り直すのではなく、「この帳票は本当に必要だろうか」と見直す良い機会でもあります。必要な帳票を見極め、ユーザーとイメージを共有しながら作っていくことが、帳票作成の大切なポイントだと考えます。
2026年9月