ソリューションの運用を開始した後にユーザ側からいろいろな質問や要望などが挙がってきます。今回は、その挙がってきた質問や要望を整理してベンダー側に提示する際に気を付けるポイントについて記載します。
① 課題を整理する際には問題となっている点とどのように改善して欲しいのかを明確にする
例えば、
「〇〇業務を行う上で、〇〇画面の〇〇データを登録する際に入力を忘れてしまう項目がある。〇〇項目を必須項目としてデータを登録する際にエラーチェックし、入力漏れがないように促して欲しい」
「〇〇画面で○○業務を行おうとしたら想定とは違うボタン操作をしてしまうので、間違いが起きにくいボタンの非表示やボタンの配置場所を離して欲しい」
など問題とどうして欲しいのかの両方を記載するようにします。このように記載されていないとベンダー側は何が問題でどうのように改善すればよいのか分からないため、改善案を提示することが難しくなってしまいます。
② 課題一つ一つに優先度をつける
いろいろな課題が挙がっている場合は、ユーザ側が課題の一つ一つに優先度をつけます。優先度をつけないと数ある課題の中からどれを優先的に改善すればよいのか分かりません。また、運用を行う上でどの程度クリティカルな課題なのかも分かりづらくなります。数字を10段階で表すのも良いですが、最低でも3つ程度に分けて伝えた方が良いでしょう。
例えば、
【優先度:低】 問題は起きているがオぺーレーションなど気を付ければ改善できるが可能な限り人的ミスをなくしたい
【優先度:中】 運用方法などのオペレーションの変更やオペレーション前にチェックを行うことで対応できるが、運用負荷がかかってしまう
【優先度:高】 結構な頻度で問題になり改善されないと今後の運用が難しくなる
など、優先度をつけることでベンダー側に伝わりやすくなります。
上記のように課題整理をしてベンダー側にその内容と課題の優先度を伝えることで、運用がうまくいくよう改善していきましょう。
2025年1月